日本は先進国のあいだで労働生産性が最下位というデータが出ているように、仕事の効率が悪いと言われています。
よく働くのは良しとされる日本社会の中、残業することが当たり前の会社も多く「仕事を早く終わらせる」という意味ではまだまだ私たちは発展途上。
このページでは、業界や国内外問わず仕事の効率を上げる方法を紹介しています。
仕事の効率を上げる方法まとめ
今すぐ簡単に実践できるものから、毎日心がけたい方法まで数点まとめています。
どうすれば効率化できるか？ よりも、どうすれば「楽ができるか」
仕事量・生産性を高めても、結局それがストレスになっては非効率です。
人は楽な方・お得感を感じる方に流されやすい生き物なので、効率化することによって未来の自分にどのようなメリットがあるかを想像しましょう。
「仕事を効率化するからこそ、時間に余裕ができる」
「休日出勤しないで済む」
「空いた時間に仕事して収入が増える」
このように、効率化したことによって得られるメリットに視点を置くことでモチベーションが上がります。
ちなみにフランスでは、”いかに仕事しないか” という考えや習慣があるぐらいです。
「午前中にする仕事」は効率化に大きな影響
人間がもっとも仕事に集中できるのは午前中と言われており、この時間の使い方が1日の仕事の質に大きく影響します。
面倒な仕事が気になる場合は、先に済ませる。
気にならず後に回しても支障がないならば、好きな仕事を先に取り掛かりましょう。脳が活発な状態である午前中のパフォーマンス力を最大限に利用するのです。
しんどいことを先にとりかかる精神論は大切ですが、その分目に見えない機会損失がないか考えることも効率化を考える上で重要なことです。
後悔しない
失敗を反省したりフィードバックから今後の改善・改良につなげることは大事です。しかし後悔ほど仕事において無駄なことはありません。時間を有益に使うには負の感情と向き合う時間は必要ありません。
時間は有限であるからこそ、現実的に何ができるかを考えましょう。
完璧を求めない。今できる「最速の働き」をする
どのような仕事も時間が経てば完璧ではなくなります。
時代と共に仕事のあり方は変わってゆくので、いくらそのとき完璧に仕事をこなしたからといってスピードが遅ければ負のスパイラルに陥ります。
今の時代、行動から得られた結果を元に改善・生産していく柔軟性の方が圧倒的に求められています。
メールを返す時間を決める
人とコミュニケーションを取ることも仕事の1つですが、メールとなるとつい仕事の合間合間に確認したり返信をしがちです。
1通のメールがビジネスチャンスとなることもあるので臨機応変に対処することは大事ですが、基本的には「13時～14時のあいだはメール処理の時間」といったように、メールは “1日の中で時間配分して行うもの” と意識しておくことで、他人のペースではなく自分のペースで仕事を行うことができます。
忙しくても他社との打ち合わせで時間を気にしない
他社との打ち合わせの際、成功者ほど時間を気にしません。
正確には “その空間” に全神経を集中させて、相手に対して時間を気にするそぶりを見せません。
他社と打ち合わせするということは、お互い相手のために時間を使うということです。もしあなたが打ち合わせ中に時計を見たり時間を気にしていると相手にとって良い印象は持たれません。
今、あなたのためにすべての時間を使っている。
この何でもない動作と集中力が、相手に特別待遇を感じさせるのです。
集中力が切れたときは仕事を一旦ストップ
集中力が切れた状態で仕事と向き合っていても、手が動かなければ仕事とは言えません。
コーヒーを飲んでリフレッシュしたり、人に話しかけることで仕事の視点を変えたり、ときにはアイデアをもらったりと休憩時間を取り入れましょう。
面倒な仕事は人にお願いして「依頼する能力をつける」
餅は餅屋という言葉があるように、自分の力よりも優れたスキルを持った人に仕事をお願いすることも効率を上げることにつながります。
自分の能力を向上させることも大事ですが、視野を広く持ち「依頼する能力を上げる」ことで生産性が高くなることを知りましょう。
行動は1つにする
「仕事効率化＝マルチタスク」といったライフハックはもう古い考えとなっています。
仕事ができる人ほど、優先順位を決めた上で目の前の1つのことに最大限に集中します。
「○○円以下」の自己投資には迷わず判断
「1,000円以下の本は迷わず購入する。」といったように、自分に投資する際の判断基準をあらかじめ持っておくことも効率化の1つ。
人は迷ったときにストレスを感じ、同時に時間も消費してしまう。それならば最初から自分ルールを決めておくと迷わないで済みます。
満腹は仕事の大敵
満腹になると脳内の血液が消化器系に集中するので、考える仕事の場合は集中力を妨げる原因になります。
行動に「1つ」だけ移す
仕事の効率を上げる方法などの仕事術は眺めるだけで満足しがちです。
自分にとって有益な情報であっても、その情報量が多いと面倒にも感じるでしょう。
よって「1つだけは行動に移そう」と自分で決めて実践することが大事。
以上、仕事の効率を上げる方法のまとめでした。
